○串本町古座川町衛生施設事務組合庶務規程
令和3年8月16日
組合訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 決裁(第2条―第7条)
第3章 公文例式(第8条―第12条)
第4章 服務
第1節 一般心得(第13条―第22条)
第2節 出張心得(第23条―第25条)
第3節 事務の引継ぎ(第26条―第29条)
第5章 出退勤データの取扱い(第30条―第32条)
第6章 その他(第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか串本町古座川町衛生施設事務組合における事務処理について定めるものとする。
第2章 決裁
(1) 決裁 管理者、管理者の職務代理者及び専決権限を有する者が、その権限に属する事務の処理につき、最終の意思決定を行うことをいう。
(2) 専決 専決者がこの訓令に定める範囲に属する事務について決裁をすることをいう。
(3) 不在 出張、病気その他の理由により決裁できない状態にあることをいう。
(4) 代決 管理者又は専決者が不在の場合において、この訓令に定める者が代わって決裁することをいう。
(事務処理)
第3条 全ての事務は、管理者の決裁を経て処理しなければならない。
(副管理者等の専決事項)
第4条 副管理者(この条において、串本町古座川町衛生施設事務組合規約(昭和39年組合規約)第12条第2項に規定する副管理者のうち、管理者が属する町の副町長をいう。)及び事務局長限りで専決できる事項は、別表のとおりとする。
(代決)
第5条 管理者が不在のときは、串本町古座川町衛生施設事務組合管理者の職務代理者を定める規則(令和3年組合規則第2号)第2条に規定する順序により副管理者がその事務を代決する。
2 管理者及び副管理者が共に不在のときは、事務局長が代決する。
3 事務局長が不在のときは、その職務を代理する者がその事務を代決する。
(専決又は代決の禁止)
第6条 前2条の規定にかかわらず、あらかじめその処理について、特に指示を受けたもの及び緊急やむを得ないもののほか重要な事項及び異例若しくは疑義のある事項は、専決し、又は代決することができない。
(後閲)
第7条 代決した書類は、速やかに後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。
第3章 公文例式
(公文の種類)
第8条 条例、規則その他の公文は、次の区分による。ただし、法令に別段の規定があるものは、この限りでない。
(1) 条例 組合議会の議決を経て発するもの
(2) 規則 管理者の権限によって発するもの
(3) 告示 一定の事項を公示するもの
(4) 訓令 所属職員に関する職務上の命令
(5) 指令 申請又は願出に対する指示命令
(6) 達 特定の人又は団体に対して一定の行為を命令するもの
2 条例、規則及び告示は、串本町古座川町衛生施設事務組合公告式条例(昭和45年組合条例第1号)の定めるところにより公示しなければならない。
(公文の文例)
第9条 条例及び規則の制定、改廃その他の公文の文例は、串本町の例による。
(体裁)
第10条 条例、規則その他の公文には、次により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、組合名を冠し、令示番号簿に登載すること。
(2) 指令、令達及び普通文書には、「串古衛」の記号を付し、機密に属するものは、その下に「秘」の字を加え、文書処理カードの番号を付け、往復数回にわたる場合でも、その事件完結に至るまで同一の番号を用いること。
(署名)
第11条 公文の署名は、次による。
(1) 令達には、管理者名を用いること。
(2) 上級行政庁並びに他の行政庁との照復及び下級行政庁への命令には、管理者名を用いること。ただし、他の行政庁と軽易な事項について照復するときは、組合名、事務局長名をもってすることができる。
(3) 組合を構成する町の各課に対する照復は、事務局長名を用いること。
2 一定の形式を要するもののほか文書の宛名及び署名は、官職名だけを記し、氏名を省略することができる。
(印章)
第12条 公文には、その署名に従い印章を押す。ただし、印刷したもの又は一定の用紙を用いるものは、特に必要あるもののほか印章を省略することができる。
第4章 服務
第1節 一般心得
(職員の登庁等)
第13条 職員は、登庁及び退庁したときは、勤怠管理システム(職員の出勤及び退勤に係る状況について情報処理機器を使用して管理する仕組みをいう。以下同じ。)により出退勤時刻を記録しなければならない。
(緊急の場合の処置)
第14条 職員が出勤できない場合に担任事務について処理未済で急を要するものがあるときは、これを上司に申告してその指示を受けなければならない。
(閲覧・謄写の禁止)
第15条 庁中の文書類は、みだりに他人に示し、又は謄写させることができない。
(退庁時の書類整理)
第16条 日用の簿冊その他の公文書は、退庁のとき必ず一定の収納器具に収め、事変に当たって、支障のないようにしておかなければならない。
(外出)
第17条 執務時間中に外出をしようとする者は、公用によるときもこれを上司に申告してその承認を受けなければならない。
(時間外勤務の通知)
第18条 休日に出勤し、又は夜勤をする者は、その事由を庁舎の当直員に通知しなければならない。退庁のときも同様とする。
(新任者の着任手続及び職員の異動手続)
第19条 新任者は、着任の後直ちに住所届を、3日以内に履歴書を事務局に提出しなければならない。
2 職員は、住所又は履歴事項の異動があるときは、住所届、改姓改名届その他必要な書類を事務局に提出しなければならない。
(時間外勤務の命令)
第20条 時間外勤務は、時間外勤務命令書により、あらかじめ事務局長の命令を受けなければならない。
(身分証明書の携帯)
第21条 職員は、常に身分証明書を携帯しなければならない。
(災害の際の応急措置)
第22条 職員は、事務所及びその付近に火災その他の事変が発生したときは、速やかに登庁し、応急の措置を講じなければならない。
第2節 出張心得
(期限外の許可)
第23条 出張した者が指定の期限内に帰庁することができないときは、その理由を具して上司の許可を受けなければならない。
(復命書)
第24条 出張した者が帰庁したときは、5日以内に復命書を管理者に提出しなければならない。ただし、その性質によっては、口頭をもってこれに代えることができる。
(命令)
第25条 出張するときは、出張命令書により、あらかじめ上司の命令を受けなければならない。
第3節 事務の引継ぎ
(事務の引継ぎ)
第26条 事務局長の異動があった場合において、前任者は、退職、転任等異動の事由の生じた日から5日以内にその担任する事務を後任者に引き継がなければならない。
2 前項の場合において、事務局長の死亡その他特別の事情によりその担任する事務を引き継ぐことができないときは、その職務代理者として組合の規則で指定された者が後任者に引き継がなければならない。この場合において、職務代理者に事故あるときその他やむを得ない事情により引継ぎができないときは、事務局における上席の職員が引き継がなければならない。
(引継ぎの手続)
第27条 前条の規定による事務の引継ぎの場合において、前任者は、引継書2通を調製し、引継ぎを完了したときは、後任者とともにこれに連署しなければならない。ただし、やむを得ない事情により引継書を調製するいとまがない場合は、上司の承認を得て口頭をもって引継ぎをすることができる。
2 前項の引継書には、当該担当事務につき処分未了若しくは未着手の事項又は将来企画すべき事項がある場合は、その処理の順序及び方法並びにこれに対する意見の大要を記載しなければならない。
(完了の届出)
第28条 事務の引継ぎを完了したときは、当事者は、遅滞なくその旨を文書又は口頭をもって上司に届け出なければならない。
(準用)
第29条 前3条の規定は、事務局長以外の職員の事務の引継ぎについて準用する。
第5章 出退勤データの取扱い
(管理)
第30条 勤怠管理システムに記録された職員の出退勤時刻等のデータ(以下「出退勤データ」という。)は、事務局長が管理する。
(記入事項)
第31条 職員は、勤怠管理システムより打ち出した出退勤データ(以下「出退勤表」という。)に、必要に応じ、次に定める事項を記入するものとする。
(1) 年次休暇 休
(2) 病気休暇 病
(3) 特別休暇 特
(4) 無給休暇 無
(5) 職務専念義務免除 免
(6) 欠勤 欠
(7) 遅刻 遅
(8) 早退 早
(9) 出張 出
(10) 休職 休
(11) 停職 停
2 前項各号以外の事項については、当該時刻を適宜記入するものとする。
3 時間単位の休暇、職務専念義務免除及び欠勤は、当該記号及び時間数を記入するものとする。
(集計)
第32条 職員は、前条に規定する出退勤表を事務局長に提出するものとする。
2 事務局長は、各職員につき、串本町古座川町衛生施設事務組合職員の給与に関する条例(昭和47年組合条例第4号)の規定により、給与を減額すべき期間(欠勤日数及び時間数をいう。)がある場合は、提出を受けた出退勤表に当該期間を摘記し、給与事務担当者に通知する。
第6章 その他
(その他)
第33条 この訓令に定めるもののほか、用語の意義、書類等の様式その他組合の庶務に関し必要な事項は、串本町の例による。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第4条関係)
1 副管理者の専決事項
(1) 上級行政庁の権限に属する免許、許可、届等に関する書類の受理及び進達に関すること(意見書、調査書等の添付を要するものを除く。)。
(2) 円滑な行政事務の遂行のために発する通達及び通知に関すること。
(3) 組合行財政の総合調整及び運営に関する既定の方針に基づいてなす上級行政庁に対する申請に関すること。
(4) 定例に属する事項の上級行政庁に対する報告書、届書等の提出に関すること。
(5) 軽易な事項につき上級行政庁と照復すること。
(6) 1件20万円を超え200万円以下の支出負担行為及び支出命令に関すること。
(7) 職員に県内出張を命ずること。
(8) 事務局長及び職員の7日以上にわたる休暇の承認に関すること。
(9) 事実に関する証明並びに謄本及び抄本の交付に関すること。
(10) 特別の資格又は職名を有する職員の身分証明書の交付に関すること。
(11) 職員の年金、退職手当等の裁定に関すること。
(12) 50万円を超え500万円以下の組合歳入金の収入命令に関すること。
(13) 50万円以下の歳入下戻に関すること。
(14) 歳入金更生通知書に関すること。
(15) 50万円以下の歳出戻入に関すること。
(16) 歳出金更生通知書に関すること。
(17) 歳入金振替通知書に関すること。
2 事務局長の専決事項
(1) 職員の事務分担に関すること。
(2) 職員の休暇(7日以上にわたる病気休暇及び無給休暇を除く。)の承認に関すること。
(3) 軽易な事項について、他の行政庁又は私人と照復すること。
(4) 定例に属し、かつ、軽易な事項の諸報告及び報告書の処理に関すること。
(5) 主管事務について関係人を招致すること(費用弁償の支給を要するものを除く。)。
(6) 不備訂正のための書類の還付又は引換えに関すること。
(7) 遅滞事務の督促に関すること。
(8) 登記嘱託に関すること。
(9) 職員に管内出張を命ずること。
(10) 法令による届書、報告書等で軽易なものの受理に関すること。
(11) 1件20万円以下の支出負担行為及び支出命令に関すること。
(12) 1件20万円以下の物品の購入、修繕等に関すること。
(13) 50万円以下の組合歳入金の収入命令に関すること。
(14) 職員の扶養手当、通勤手当及び住居手当の認定に関すること。
(15) 保存期限経過文書の廃棄に関すること。