(目的)

第1条　この訓令は、文書類の収受、文書の作成、文書類の施行発送及び保存その他の文書事務の処理に関し基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、「文書類」とは、組合の公務に関係のある文書等及び各種記録(印刷物、図面、図画、写真、フィルム、録音テープその他の電磁的記録媒体等)並びに郵送等による現金、有価証券類、小包、小荷物等をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(事務局長の職務)

第4条　事務局長は、常に事務局における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第5条　文書事務を円滑適正に行うため、事務局に文書取扱者を置く。

(文書取扱者の職務)

第6条　文書取扱者は、事務局長の命を受けて、事務局における次に掲げる事務を処理する。

(文書の横書き)

第7条　文書は、全て左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書には、事務局の記号及び年度ごとに一連番号を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(帳票)

第9条　文書の事務に関する帳票は、次のとおりとする。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令には、組合名を冠し、文書取扱者においてそれぞれその区分に従い記号及び番号を付け、令示番号簿に記載しなければならない。

(収受)

第11条　組合に到着した文書類は、文書取扱者において収受する。

(収受文書類の取扱い)

第12条　収受した文書類(以下「収受文書類」という。)は、開封の上、官公署から発せられた文書その他の重要と認められる文書にあっては、文書処理カードをのり付けし、当該カードに収受日付印を押印するとともに、文書件名簿に記載の上、事務局長の閲覧に供さなければならない。

(重要文書等の供覧)

第13条　事務局長は、収受文書類のうち管理者又は副管理者(管理者の属する町の副町長をいう。以下同じ。)の閲覧に供する必要のある文書及び重要な文書で、上司の指揮により処理する必要があると認められたものは、直ちに供覧の手続をとらなければならない。

(親展文書の取扱い)

第14条　文書取扱者は、親展の表示がある文書を収受したときは、直ちに受信者に回付しなければならない。

(処理期日の原則)

第15条　事務局長は、原則として3日以内に、収受文書類の処理を完了しなければならない。

(処理期日の例外)

第16条　事務局長は、収受文書類のうち、回答を要する文書又は文書の処理に必要な資料の収集に相当の日数を要するため、速やかに処理できないと認めたものについては、前条に規定する処理期日を延長することができる。

(文書処理カードによる指示)

第17条　事務局長は、収受文書類を査閲したときは、次に掲げる文書の処理に必要な指示事項を文書処理カードに記入するとともに、これに押印して担当者に指示しなければならない。

(事案の処理と伺書)

第18条　事案の処理は、全て文書により決裁を受けなければならない。

(決裁文書の作成)

第19条　決裁文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(伺書の表示)

第20条　起案者は、事務局長の指示に従い、文書の種別、決裁区分、保存期間並びに合議の要否及びその構成町の担当課名を伺書の所定欄に表示しなければならない。

(収受文書の添付)

第21条　収受文書に基づいて処理した決裁文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第22条　秘密を要する文書は、封筒に入れる等秘密を保つことができる方法により、取り扱わなければならない。処理後において、なお秘密を要する場合も、同様とする。

(決裁文書の持回り等)

第23条　決裁文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上司が当該決裁文書を自ら持ち回って、決裁及び決定を受けなければならない。

(処理済文書の取扱い)

第24条　事務局における処理が完結した文書で、管理者又は副管理者の決裁を必要とするものは、構成町の担当課に関係のあるものにあっては当該担当課の合議を経た後、決裁を受けなければならない。

(未処理文書の整理)

第25条　収受文書類は、常にその処理状況が分かるように整理しておかなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第26条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項については、この章の規定に準じて処理するものとする。

(浄書等)

第27条　施行する文書は、原則として事務局において浄書するものとする。

(文書の施行者名)

第28条　文書の施行者名は、法令等に別段の定めがあるもののほか、管理者又は会計管理者の職氏名を用いなければならない。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、事務局長の職名又は職氏名を用いることができる。

(公印の押印)

第29条　施行する文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、印刷した文書その他公印及び契印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

(庁外文書の発送手続)

第30条　決裁済の文書で、郵便をもって庁外へ発送するものは、料金後納郵便その他の方法をもって発送するものとする。

(構成町への文書の発送)

第31条　構成町への文書の発送については、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、未使用封筒を使用してはならない。

(保存期間)

第32条　文書類の保存期間は、法令その他別に定めのあるもの(以下この条において「法定期間」という。)を除くほか、次のとおりとする。ただし、法定期間のあるものであっても、この訓令で法定期間を超える保存期間を定めるものについては、この規定の定めるところによる。

(保存種別の基準)

第33条　文書の保存種別の基準は、別表のとおりとする。

(文書の完結日)

第34条　文書の完結日は、次に定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第35条　文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、出納の証拠書類は、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度4月1日とする。

(文書の保存方法)

第36条　処理が完結した文書は、事務局長において分類整理し、必要に応じて活用することができるように保存しなければならない。

(保管文書の編集及び製本)

第37条　保管文書は、事務局長において、次に定めるところにより、編集し、及び製本しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第38条　事務局長は、保存期間が経過した文書については、これを廃棄するものとする。

(即時廃棄)

第39条　事務局長は、文書類でその事案が軽易かつ一時的であり、将来の事務処理上全く必要としないものは、これを即時廃棄することができる。

(その他)

第40条　この訓令に定めるもののほか、簿冊その他書面等の様式、その他組合の文書に関し必要な事項は、串本町の例による。