(目的)

第1条　この訓令は、文書類の収受及び配布、文書の作成、文書類の施行発送及び保存その他の文書事務の処理に関し基本的な事項を定めることにより、文書事務の適性かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(主管課長の職務)

第4条　主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第5条　文書事務を円滑適正に行うため、主管課に文書取扱者を置く。

(文書取扱者の職務)

第6条　文書取扱者は、主管課長の命を受けて、当該主管課における次に掲げる事務を処理する。

(文書の横書き)

第7条　文書は、すべて左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書には、主管課の記号及び年度ごとに一連番号を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りではない。

(帳票)

第9条　文書の事務に関する帳票は、次のとおりとする。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令には、町名を冠し、総務課においてそれぞれその区分に従い記号及び番号を付け、令示番号簿に記載しなければならない。

(収受)

第11条　町役場に到着した文書類は、総務課長において収受する。ただし、主管課に直接到着したものについては、当該主管課長において収受することができる。

(総務課における収受文書類の取扱い)

第12条　総務課において収受した文書類は、主管課別に仕分をし、次に定めるところにより処理するものとする。

(事故文書等の処理)

第13条　料金未納又は料金不足の郵便物は、官公署から発せられたものその他総務課長が特に必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払い、これを収受することができる。

(配布)

第14条　第12条の規定により収受した文書類は、総務課備付けの文書棚により、主管課別に区分して配布する。ただし、受領印を徴する文書類その他必要と認める文書類にあっては、直接主管課に配布しなければならない。

(収受した文書類の取扱い)

第15条　文書取扱者は、総務課長から配布を受け、又は当該主管課長において直接収受した文書類(以下「収受文書類」という。)について、これを点検し、当該主管課の業務に関するものであることを確認した後、重要と認められる文書にあっては、文書処理カードをのり付けし、当該カードに収受印を押印するとともに、文書件名簿に記載の上、課長の閲覧に供さなければならない。

(重要文書等の供覧)

第16条　主管課長は、収受文書類のうち町長又は副町長の閲覧に供する必要のある文書及び重要な文書で、上司の指揮により処理する必要があると認められたものは、直ちに供覧の手続をとらなければならない。

(親展文書の取扱い)

第17条　文書取扱者は、親展の表示がある文書の配布を受けたときは、直ちに受信者に回付しなければならない。

(他の課に関係のある収受文書類)

第18条　主管課長は、収受文書類のうち他の課に関係があるものについては、文書取扱者に指示して、速やかに関係課の供覧に付さなければならない。

(転送の禁止)

第19条　収受文書類で当該主管課の主管に属しないものは、直接他の課に転送することなく、速やかに総務課長に返付しなければならない。

(執務時間外に到着した文書類の処理)

第20条　執務時間外に到着した文書類の処理については、串本町役場庶務規程(平成17年串本町訓令第1号。以下「庶務規程」という。)第49条の定めるところによる。

(処理期日の原則)

第21条　主管課長は、原則として3日以内に、収受文書類の処理を完了しなければならない。

(処理期日の例外)

第22条　主管課長は、収受文書類のうち、回答を要する文書又は文書の処理に必要な資料の収集に相当の日数を要するため、速やかに処理できないと認めたものについては、前条に規定する処理期日を延長することができる。

(文書処理カードによる指示)

第23条　主管課長は、収受文書類を査閲したときは、文書の処理に必要な指示事項を、次により文書処理カードに記入するとともに、これに押印して副課長に指示しなければならない。

(事案の処理と伺書)

第24条　事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

(決裁文書の作成)

第25条　決裁文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(伺書の表示)

第26条　起案者は、主管課長の指示に従い、文書の種別、決裁区分、保存期間並びに合議の要否及びその関係課名を伺書の所定欄に表示しなければならない。

(収受文書の添付)

第27条　収受文書に基づいて処理した決裁文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第28条　秘密を要する文書は、封筒に入れる等秘密を保つことができる方法により、取り扱わなければならない。処理後において、なお秘密を要する場合も、同様とする。

(決裁文書の持回り等)

第29条　決裁文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上司が当該決裁文書を自ら持ち回って、決裁及び決定を受けなければならない。

(公文書例)

第30条　公文書例は、別に定める。

(処理済文書の取扱い)

第31条　主管課における処理が完結した文書で、町長又は副町長の決裁を必要とするものは、他の課に関係のあるものにあっては当該関係課の合議を経た後、決裁を受けなければならない。

(未処理文書の整理)

第32条　主管課において収受文書類は、常にその処理状況が分かるように整理しておかなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第33条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項については、この章の規定に準じて処理するものとする。

(浄書等)

第34条　施行する文書は、原則として主管課において浄書するものとする。

(文書の施行者名)

第35条　文書の施行者名は、法令等に別段の定めがあるもののほか、町長又は会計管理者の職氏名を用いなければならない。ただし、通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、副町長の職氏名又は主管課長の補職名若しくは補職氏名を用いることができる。

(公印の押印)

第36条　施行する文書には、公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、印刷した文書その他公印及び契印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

(主管課における庁外文書の発送手続)

第37条　決裁済の文書で、郵便をもって庁外へ発送するものは、主管課の記号及び年度ごとに一連番号を付し、発送に必要な処理をした上、これを総務課へ送付するものとする。ただし、総務課長が当該主管課において直接発送することが適当であると認めたものについては、この限りでない。

(総務課における庁外文書の発送手続)

第38条　総務課は、前条の規定により発送を要する文書の送付を受けたときは、料金後納郵便その他の方法をもって発送するものとする。

(庁内文書の発送)

第39条　庁内文書の発送については、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、未使用封筒を使用してはならない。

(保存期間)

第40条　文書類の保存期間は、法令その他別に定めのあるもの(以下この条において「法定期間」という。)を除くほか、次のとおりとする。ただし、法定期間のあるものであっても、この規程で法定期間を超える保存期間を定めているものについては、この規定の定めるところによる。

(保存種別の基準)

第41条　文書の保存種別の基準は、別表第2のとおりとする。

(文書の完結日)

第42条　文書の完結日は、次に定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第43条　文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、出納の証拠書類は、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度の翌年度4月1日とする。

(文書の保存方法)

第44条　処理が完結した文書は、主管課長において分類整理し、必要により活用することができるように保存しなければならない。

(書庫)

第45条　文書類を保存するため、書庫を設置する。

(保管文書の編集及び製本)

第46条　保管文書は、主管課長において、次に定めるところにより、編集し、及び製本しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第47条　主管課長は、保存年限が経過した文書については、これを廃棄するものとする。

(即時廃棄)

第48条　主管課長は、文書類でその事案が軽易かつ一時的であり、将来の事務処理上全く必要としないものは、これを即時廃棄することができる。

(その他)

第49条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。